Circular Nº30: ¿Cómo se estructura el registro de matrícula en un Libro de Clases Digital?
El registro de matrícula es una parte fundamental de cualquier Libro de Clases, sea este de papel o digital.
En Kimche seguimos analizando parte por parte la Circular N°30 de la Superintendencia de Educación, una nueva normativa que regula y promueve el uso de Libros de Clases Digitales en establecimientos educacionales chilenos.
Hoy nos referiremos al registro de matrícula, cómo se estructura y qué características tiene que tener si es que es parte de un software de gestión.
Como bien sabemos, el registro de matrícula constituye un instrumento importantísimo y único para toda la escuela. Toda información contenida allí debe ingresarse de manera diferenciada por cada nivel y modalidad de enseñanza que se imparta en el establecimiento.
La información de cada nivel y modalidad debe estar separada de manera visible y contenida en forma correlativa, cronológica y continuada, tal como aparece textualmente en el documento de la Circular N°30:
Cabe destacar también que, como el registro general de matrícula es único, independiente del número de locales anexos que tenga el establecimiento educacional, este debe estar permanentemente a disposición para efectos de fiscalización de la Superintendencia.
Asimismo, la actualización del registro debe ser constante, desde el inicio al final del año escolar, y debe coincidir con los datos ingresados en el SIGE o los sistemas de información que determine en el futuro el Mineduc.
Requisitos obligatorios:
Los datos mínimos que debe contener el registro general de matrícula son:
- Número correlativo de matrícula.
- Cédula de identidad del alumno.
- Identificación completa del alumno: nombres, apellidos.
- Sexo.
- Fecha de nacimiento.
- Nivel que cursa el estudiante.
- Curso.
- Local escolar.
- Fecha de matrícula.
- Domicilio.
- Nombres y apellidos de los padres, madres, apoderados o tutores.
- Datos de contacto de los padres, madres o apoderados: domicilio, teléfono y correo electrónico.
- En el caso de retiro de alumno, indicar fecha y motivo.
- Columna de observaciones con datos relevantes del alumno.
En el caso de que el registro de matrícula sea en formato digital, deberá contener la misma información señalada anteriormente.
Aprovechemos la tecnología
Vamos ahora a lo digital. Si es que el colegio tiene implementado un Libro de Clases versión software, la información del registro de matrículas digital deberá estar actualizada y disponible en la plataforma que se esté utilizando, para ser fiscalizada por la Superintendencia.
Para realizar esto, los colegios deberán facilitar al personal fiscalizador toda la información que contenga el registro de matrícula digital, que tiene que estar disponible para ser exportada, entregada y analizada por este servicio.
Por otra parte, cualquier acción, modificación y eliminación de la información contenida en el registro de matrícula digital deberá ser monitoreada y registrada por el software de gestión. El objetivo de lo anterior es evitar posibles adulteraciones de su contenido.
El sistema tendrá que ser capaz de individualizar al usuario que realice modificaciones. Todo esto es en el marco de la normativa del estándar de datos para educación.
Otra información adicional que debe ser incluida en el registro de matrícula digital, para ser siempre accesible a la fiscalización de la Superintendencia es:
- “Bajas” o “altas” de los estudiantes
- Presencia de alumnos o alumnas excedentes
- Estudiantes de intercambio
- Estudiantes en práctica
- Estudiantes migrantes
Después de trabajar y acompañar a más de 300 colegios en su viaje tecnológico con Kimche durante 2020, podemos afirmar que un Libro de Clases Digital puede traer un sinfín de beneficios. Por ejemplo, toda la información contenida en él se puede analizar en grandes volúmenes de datos.
De esta forma, se generan alertas tempranas para darle seguimiento a estudiantes que están teniendo problemas de rendimiento escolar o que están faltando mucho a clases.
