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Plantilla de evaluación de impacto para establecimientos

Versión 1 · 21 de septiembre de 2026

La evaluación de impacto en protección de datos personales que cada establecimiento debe realizar por el uso de la plataforma Kimche, con todo lo que depende del proveedor ya completo: las operaciones, las finalidades y su norma, la necesidad y proporcionalidad, los riesgos y las medidas del lado de Kimche. El establecimiento agrega lo que solo él sabe, concluye y firma. Las secciones pre-llenadas son copia de la Evaluación de Impacto de Kimche vigente.

Cómo usar esta plantilla

  • Qué exige la ley. El Art. 15 ter obliga al responsable a evaluar el impacto antes de tratar datos cuando el tratamiento pueda producir un alto riesgo, y siempre en cuatro casos. El uso de la plataforma cae en dos: tratamiento a gran escala (letra b) y datos sensibles tratados sin consentimiento, como la salud del PIE, los antecedentes de salud o las subvenciones (letra d). Basta una evaluación para el conjunto; no hace falta una por cada letra.
  • Qué viene completo. Las secciones 2 a 6 vienen pre-llenadas por Kimche y describen la plataforma tal como opera. No hay que modificarlas; si algo no coincide con lo que el establecimiento ve, la consulta se hace por kimche.cl/privacidad.
  • Qué completa el establecimiento. La identificación (sección 1), lo que solo el establecimiento sabe (sección 7) y la conclusión con la firma (sección 8). Los campos van entre corchetes.
  • Cuándo. Antes del 1 de diciembre de 2026 para el uso de la plataforma ya en curso; después, al inicio de cada año escolar y ante cualquier cambio sustancial. Kimche publica la versión vigente de esta plantilla en kimche.cl y avisa por escrito cuando cambia.
  • Cómo se califica el riesgo. Con la escala del recuadro siguiente, que es la misma que usa Kimche. El riesgo se califica antes de las medidas; el riesgo residual, después.

Probabilidad. Baja: no ha ocurrido y existe un control que lo impide. Media: puede ocurrir por error humano o por un control incompleto. Alta: ocurre, o no hay control.

Impacto. Bajo: una molestia sin consecuencia duradera. Medio: afecta derechos o reputación de la persona de forma reversible. Alto: daño grave o difícil de revertir (datos sensibles, menores de edad, discriminación, exposición pública).

Nivel. Alto cuando probabilidad e impacto son altos, o cuando el impacto es alto con probabilidad media. Bajo cuando ambos son bajos, o uno es bajo y el otro medio. Medio en el resto. El nivel se califica antes de las medidas; el riesgo residual, después.

Consulta a la Agencia. Cuando el riesgo residual queda alto, el responsable consulta a la Agencia antes de iniciar o continuar el tratamiento.

Identificación

CampoContenido
Responsable del tratamiento[Nombre del establecimiento · RBD · Sostenedor · Dirección · Correo de contacto]
Encargado del tratamientoTecnologías Informáticas Kimche SpA · Plataformas Libro Digital, Libro PIE, Kimche Familia y Comunicaciones · kimche.cl/privacidad
Instrumento del encargoContrato de prestación de servicios y su Anexo III de Tratamiento de Datos Personales, con el Registro de Subencargados puesto a disposición al celebrarlo. Documentos relacionados: la Política de Privacidad y los Términos y Condiciones de uso de la plataforma.
Responsable interno de la evaluación[Nombre y cargo de quien la conduce en el establecimiento; delegado de protección de datos si lo hay]
Fecha y versión[Fecha de la evaluación] · Plantilla de Kimche, versión 1

Descripción de las operaciones

Los diecinueve tratamientos que la plataforma realiza por cuenta del establecimiento, agrupados. «Sensible» sigue el Art. 2 letra g; «Por contenido» indica que el campo no es sensible en sí, pero lo escrito en él puede serlo.

TratamientoDatosTitularesSensibleQuién accede
Identificación y contactoRUT, nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, parentescos; correo, teléfonos, dirección, comuna y regiónEstudiantes, apoderados, funcionariosNo · el sexo registral no es sensible; la identidad de género (Ley 21.120), si se registra, sí lo esRoles del establecimiento con acceso a la ficha · Kimche con motivo declarado
Matrícula y trayectoriaNúmeros de matrícula y de lista, fechas, motivo de ingreso tardío, retiro y su motivo, curso y nivel, repitencia, estado, observaciones de matrículaEstudiantesPor contenidoRoles del establecimiento con acceso al registro de matrícula
Registro académico e indicadores calculadosCalificaciones, exámenes, asistencia diaria y por módulo, atrasos, retiros, justificativos, leccionarios, salidas pedagógicas; promedios, porcentaje de asistencia, cumplimiento de requisitos de promoción, ordenamiento y puntaje NEMEstudiantesNoDocentes, UTP y dirección · Kimche con motivo declarado
Observaciones y convivenciaAnotaciones y su contexto, incidentes, medidas disciplinarias, informe de personalidad, registros profesionalesEstudiantes y terceros mencionadosPor contenidoRoles con acceso a la ficha, registro de matrícula, directivos y configuradores · Kimche no accede al contenido
Salud del estudiante (PIE)Condición PIE permanente o transitoria, diagnóstico, leccionario PIE con observacionesEstudiantesSí · saludRoles del establecimiento según permiso · Kimche no accede a los datos de salud
Antecedentes relevantes de saludCampo único de texto: condiciones, alergias graves y medicamentos que el establecimiento deba conocer ante una emergenciaEstudiantesPor contenido · salud: el campo puede quedar vacío o contener un diagnósticoRoles con acceso a la ficha · Kimche no accede
Situación socioeconómica y subvencionesEstudiante prioritario y preferente; subvención pro retenciónEstudiantesSí · situación socioeconómicaRoles del establecimiento según permiso · Kimche con motivo declarado
Situación socioeconómica del apoderadoNivel educacional, situación laboral y lugar de trabajoApoderadosSí · situación socioeconómicaRoles del establecimiento según permiso · Kimche con motivo declarado
Origen indígena del estudiantePertenencia a un pueblo indígenaEstudiantesSí · origen étnicoRoles del establecimiento según permiso · Kimche con motivo declarado
Foto del estudianteImagen cargada a la ficha, copiada año a añoEstudiantesNo · dato de menor con protección reforzada (Art. 16 quáter)Roles con acceso a la ficha · Kimche no accede a las fotos
Apoderados, personas autorizadas y comunicacionesApoderado principal y secundario, relación, contacto de emergencia, autorizaciones y restricciones de retiro, personas autorizadas; comunicaciones enviadas y recibidas, adjuntos, grupos, constancia de oposiciónApoderados, terceros autorizadosPor contenidoRoles del establecimiento según permiso · Soporte de Kimche con motivo declarado
Antecedentes profesionales, firmas y visadosTítulo, institución y fecha; roles por curso y asignatura; equipo PIE; fechas de ingreso y retiro; firmas aplicadas y visadosFuncionariosNoDirector y Configurador del establecimiento · el propio funcionario
Documentos y archivosCertificados, informes y adjuntos a justificativos, retiros, atrasos, incidentes y práctica; metadatosEstudiantes, apoderadosPor contenido · un certificado médico es dato de saludRoles del establecimiento según permiso
Práctica profesional y educación dualEmpresa y sucursal, contactos, docente guía, supervisiones, asistencia con selloEstudiantes, contactos de empresas, docentes guíaNoCoordinación de prácticas
Datos técnicos de operaciónSesión, tokens, permisos, registros de trazabilidad, credenciales de plataformas externasFuncionarios, apoderadosNoSistema · equipo de desarrollo de Kimche
AspectoDescripción
Origen de los datosEl establecimiento, por tres vías: lo escribe un usuario suyo en la plataforma, lo importa desde SIGE con sus propias credenciales, o pide a Kimche una carga masiva desde sus archivos. La plataforma genera solo los datos técnicos y los indicadores calculados. Kimche no recoge ningún dato por su cuenta.
Dónde se almacenanAmazon Web Services (región us-east-1) y Google Cloud, Estados Unidos: base de datos productiva, respaldos y depósitos de archivos, con cifrado en reposo AES-256 y llave administrada por Kimche.
Terceros que intervienenLos nueve subencargados del Registro de Subencargados (infraestructura, analítica del sostenedor, documentos PIE, correo, notificaciones, normalización de calificaciones, asistentes de diagnóstico, errores y sesiones, chat de soporte), cada uno con su instrumento y su país. La transferencia internacional se ampara en el Art. 27 letra b.
ConservaciónCon el libro de clases: durante el contrato y cinco años después de su término, por la cláusula octava del contrato y las cláusulas 1 y 5 del Anexo III, o antes si el establecimiento lo instruye. Sesiones: noventa días. Registros de trazabilidad: doce meses; el historial de cambios de asistencia, calificaciones, observaciones, registros profesionales, leccionarios, matrícula, atrasos, retiros y salidas pedagógicas queda en el propio libro y sigue su plazo. Los plazos de cada dato y su destino están en la Tabla de conservación y destino de los datos. El inventario de los cálculos está en la fila «Indicadores calculados» del Mapa de Tratamientos.

Finalidades y su fundamento

Cada finalidad con la norma que la exige o la base que la sostiene. La base la invoca el establecimiento, como responsable.

FinalidadNorma que la exige o base que la sostieneTratamientos
Llevar el registro general de matrícula y el libro de clasesObligación legal · Circular 30 §5, §6 y §7 · ORD 1355 · LGE Arts. 10, 34 y 46 · Ley 21.809Identificación y contacto, matrícula, registro académico, convivencia, documentos, firmas, apoderados
Evaluar, calificar y resolver la promoción; acompañar a estudiantes en riesgoObligación legal · Decreto 67/2018, Arts. 8 a 12 y 18Registro académico, indicadores calculados
Declarar asistencia y cumplir la normativa de subvencionesObligación legal · DFL 2/1998 · DTO 8144, Art. 42 · Ley 20.248 · Sensible: Art. 16 letra fAsistencia, situación socioeconómica y subvenciones
Registrar el Programa de Integración Escolar y los apoyosObligación legal · LGE Art. 34 · Decreto 170/2009 · Circular 30 §6.2.f · Sensible: Art. 16 bis letra fSalud del estudiante (PIE)
Reaccionar ante una emergencia de salud en el establecimientoContrato educacional y deber de cuidado · Decreto 327/2020, Art. 17 · Sensible: Art. 16 bis letra aAntecedentes relevantes de salud
Informar a las familias y controlar el retiro seguroObligación legal · LGE Art. 10 b · Circular 30 §7 y §8 · Canal y grupos: contrato educacionalApoderados, personas autorizadas y comunicaciones
Verificar la idoneidad docente y asignar responsables de cada registroObligación legal · LGE Art. 46 g · Circular 30 §6.2.b y §6.2.f · Contrato de trabajoAntecedentes profesionales, firmas y visados
Gestionar la práctica profesional y la formación dualObligación legal · Decreto 2516/2007 · Circular 30 §5.7 y §6.2.c.8Práctica profesional
Trazabilidad exigida y seguridad de las cuentasObligación legal · Circular 30 §5.1 y §6.1.b · ORD 1355 §5 · Deber de seguridad del Art. 14 quinquiesDatos técnicos de operación
Identificación visual interna; caracterización para programas y orientación a las familiasConsentimiento · Art. 12 para la foto; Art. 16 inciso primero para el origen indígena y la situación socioeconómica del apoderado; protección reforzada de NNA del Art. 16 quáterFoto, origen indígena, situación socioeconómica del apoderado

Necesidad y proporcionalidad

Si cada dato es necesario para su finalidad, si existe una alternativa menos invasiva y qué se hace con lo que no lo es.

  • Lo que la norma exige no admite alternativa. El registro de matrícula y el libro de clases tienen el contenido que la Circular 30, el ORD 1355 y los decretos 67, 170 y 2516 definen. La plataforma registra ese contenido y no agrega categorías propias: los cálculos reproducen fórmulas y umbrales de la normativa o de la configuración del establecimiento, sin proyección ni criterio propio, y la situación de cada estudiante la define el establecimiento.
  • Lo que la norma no exige tiene tratamiento propio. Nacionalidad, parentesco, cuenta de Kimche Familia y canal de comunicaciones se sostienen en el contrato educacional. Los registros profesionales que documentan el proceso de convivencia (citaciones y entrevistas con apoderados, seguimiento de medidas y protocolos) forman parte del registro de convivencia escolar que la Circular 30 exige llevar. La foto, el origen indígena y la situación socioeconómica del apoderado se tratan solo con consentimiento y se destruyen al retirarse.
  • Minimización en el diseño. Kimche no pide ni recolecta ningún dato por su cuenta. La plataforma no trata datos biométricos ni procesa la foto para identificación. La plataforma no envía mensajes de texto. Ningún dato escolar se usa para entrenar modelos de terceros.
  • Conservación limitada. Los datos se conservan durante el contrato y cinco años después de su término; las sesiones noventa días y los registros de trazabilidad doce meses. Los datos sin norma que los exija se destruyen sin dejar copia recuperable cuando el establecimiento los borra, sin esperar un plazo; el resto se elimina con rastro y desaparece al cumplirse el plazo. El dato puntual lo elimina el propio establecimiento desde la plataforma; el año completo lo elimina Kimche con evidencia escrita.
  • Acceso limitado. Cada establecimiento configura qué roles acceden a la ficha del estudiante y al registro de matrícula. La foto y el contenido de las observaciones no son accesibles para Kimche. El personal de soporte y servicios de Kimche accede con motivo declarado y registro; el equipo de desarrollo, bajo el deber de secreto y el contrato.

Conclusión del paso. El tratamiento es necesario y proporcionado a sus finalidades. Los datos que exceden la norma están acotados a la base que los sostiene y a un plazo definido, y el establecimiento conserva el control de su configuración y de sus consentimientos.

Riesgos para las personas

Los riesgos del uso de la plataforma, calificados antes de las medidas y descritos desde la persona afectada. Los riesgos propios del establecimiento van en la sección 7.

N°RiesgoA quién afectaProbabilidadImpactoNivel
1Acceso del personal del proveedor a los datos de un establecimiento sin motivo o más allá de lo que el soporte requiereEstudiantes, apoderados, funcionariosMediaAltoAlto
2Acceso de un usuario del establecimiento a datos que su rol no debiera ver (salud, observaciones, foto)EstudiantesMediaAltoAlto
3Exposición pública de archivos (fotos, documentos, certificados) por un enlace accesible sin sesiónEstudiantes, apoderadosMediaAltoAlto
4Datos de un establecimiento visibles para otroTodos los titularesBajaAltoMedio
5Registro inexacto o error en datos sensibles o de convivencia (diagnóstico PIE, anotación, medida) con efecto en la trayectoria del estudianteEstudiantesMediaMedioMedio
6Filtración o incidente de seguridad en un subencargado, o tratamiento fuera del encargo en un país sin nivel de protección equivalenteTodos los titularesBajaAltoMedio
7Datos reales visibles en herramientas de diagnóstico (grabación de sesiones, asistentes de inteligencia artificial) o en entornos de pruebaTodos los titularesMediaMedioMedio
8Pérdida, cifrado hostil o indisponibilidad prolongada que impida al establecimiento cumplir sus obligacionesEstudiantes y el establecimientoBajaMedioBajo
9Solicitud de derechos o vulneración de seguridad no atendida dentro del plazo legalQuien ejerce el derecho o resulta afectadoMediaMedioMedio
10Conservación más allá del plazo, o eliminación que deja un dato sensible recuperableTodos los titularesMediaMedioMedio
11Ataque externo a la infraestructura de Kimche (intrusión, robo de credenciales, secuestro de datos) que exponga o inutilice los datos de todos los establecimientosTodos los titularesBajaAltoMedio
12Uso de los datos de contacto de apoderados o funcionarios para fines ajenos al encargo, como marketing propio o de tercerosApoderados y funcionariosBajaMedioBajo

Medidas de mitigación del proveedor

Cada medida con el alcance que cubre. Kimche mantiene esta sección al día cuando una medida cambia y avisa por escrito al establecimiento.

N°MedidaAlcanceResidual
1Acceso de soporte y servicios con motivo declarado, duración limitada y registro de cada entrada; retiro de los scripts de superadministrador; personal en solo lectura y sin acceso a datos sensibles. El equipo de desarrollo accede bajo el deber de secreto y el contrato.Todo acceso de soporte y servicios a un establecimiento por la plataforma queda registrado con su motivo, duración y usuario, y el delegado de protección de datos lo revisa cada semestre.Bajo
2Permisos por rol configurados por el propio establecimiento: quién accede a la ficha del estudiante y al registro de matrícula; campo de salud con instructivo que acota el registro.Lo configura el establecimiento; la foto y el contenido de las observaciones no son accesibles para Kimche.Bajo
3Enlaces firmados con caducidad para todos los archivos, cierre de los depósitos públicos y registro de accesos a archivos.Ningún archivo de estudiantes se sirve por un enlace público; cada acceso a un archivo queda registrado.Bajo
4Aislamiento de los datos por establecimiento; catastro de las copias de personas compartidas y cierre de las vías de escritura sin espejo.Cada establecimiento ve únicamente sus datos; las copias de personas compartidas están catastradas y las vías de escritura sin espejo, cerradas.Bajo
5Rectificación y eliminación por el establecimiento desde la plataforma; trazabilidad de quién registró qué; derechos de acceso, rectificación y oposición del titular por el Protocolo A.La trazabilidad cubre la creación, modificación y eliminación de los registros del libro de clases y de matrícula, con usuario, fecha y hora, y se conserva doce meses; el historial de cambios de los módulos principales queda además en el propio libro y sigue su plazo.Bajo
6Registro de Subencargados con el instrumento de cada proveedor y cláusulas contractuales tipo; transferencia internacional declarada al amparo del Art. 27 letra b; aviso al establecimiento ante toda vulneración (Anexo III, cláusula 5).Los nueve subencargados vigentes, con su instrumento y su país, en el Registro de Subencargados publicado en kimche.cl; ningún proveedor recibe datos antes de estar en él.Bajo
7Herramienta de errores con enmascaramiento de los datos en pantalla; anonimización de los datos en entornos de desarrollo y prueba; asistentes de inteligencia artificial acotados a diagnosticar y corregir errores, con un máximo de quinientas filas por consulta, sin uso para entrenamiento, declarados como subencargados.Ningún dato real fuera de producción; las sesiones grabadas no muestran texto legible; los asistentes están declarados con su instrumento.Bajo
8Cifrado en reposo AES-256 con llave propia en AWS KMS; respaldos automáticos cifrados con retención de cinco días, ninguno público; protección de borrado del cluster; simulacro anual de restauración.Cifrado en reposo y respaldos cifrados; el cluster tiene protección de borrado y la restauración se prueba con un simulacro anual documentado.Bajo
9Formulario público kimche.cl/privacidad que clasifica y deriva cada solicitud; Protocolo A de derechos (30 días; bloqueo temporal por el establecimiento en 2 días hábiles) y Protocolo B de incidentes (contención inmediata, aviso al establecimiento entre 48 y 72 horas); registro de solicitudes e incidentes.Canal público en kimche.cl que deriva cada solicitud al establecimiento el mismo día, con acuse al titular y recordatorios; registro de cada caso con su evidencia.Bajo
10Tabla de conservación con dos reglas (destrucción real para los datos sin norma, borrado con rastro para el resto) y sus excepciones; eliminación anual con evidencia escrita.El borrado de los datos sin norma destruye el dato y sus copias; el resto se elimina al vencer el plazo; la eliminación anual deja constancia fechada.Bajo
11Cifrado en reposo y en tránsito; depósitos sin acceso público; mínimo privilegio en las cuentas de la infraestructura; detección continua de desviaciones de configuración; respaldos cifrados y simulacro de restauración; Protocolo B de incidentes con aviso al establecimiento y a la Agencia.Las medidas técnicas del Marco de Seguridad y Privacidad, verificadas cada semestre; ante un incidente, el Protocolo B fija la contención, el aviso y el registro.Bajo
12El Anexo III prohíbe a Kimche usar los datos escolares para fines propios o cederlos; los sistemas comerciales de Kimche están separados de la plataforma y solo contienen contactos profesionales de las contrapartes del contrato.Ningún dato de apoderados ni funcionarios alimenta prospección, campañas ni audiencias; lo declara la Declaración de decisiones automatizadas y lo controla el Mapa y Matriz corporativos.Bajo

Medidas transversales. Confidencialidad exigible a todo trabajador y prestador de Kimche, incluida después del término del vínculo (anexos de confidencialidad y Reglamento Interno); verificación semestral de la eficacia de las medidas de seguridad; y el Marco de Seguridad y Privacidad, que declara el alcance de cada medida técnica.

Lo que completa el establecimiento

Lo que Kimche no puede saber por el establecimiento, y sin lo cual la evaluación está incompleta.

SecciónQué escribe el establecimiento
Tratamientos fuera de la plataformaLos datos de los mismos titulares que el establecimiento trata en papel, en SIGE u otras plataformas, y en cámaras o control de acceso si los tiene (estos últimos gatillan por sí solos la letra c del Art. 15 ter).
Configuración de permisosQué roles del establecimiento acceden a la ficha del estudiante y al registro de matrícula, y quién administra esos permisos.
ConsentimientosCómo recoge y dónde guarda las autorizaciones de foto, origen indígena y situación socioeconómica del apoderado, y la autorización de la familia para la evaluación diagnóstica del PIE (Decreto 170). El respaldo lo conserva el establecimiento; en la plataforma, al cargar la foto, el origen indígena o la situación socioeconómica del apoderado, declara que cuenta con la autorización.
Medidas propiasFormación del personal en el uso de la plataforma y en protección de datos; cierre de las cuentas al egreso de un funcionario; política de contraseñas; reglas de su reglamento interno sobre el uso de la información.
Canal de derechosDónde reciben las familias y los funcionarios las solicitudes sobre sus datos, quién las responde y en qué plazo; y cómo se coordina con Kimche cuando la ejecución requiere la plataforma.
Riesgos y medidas propiosLos riesgos que surgen de sus tratamientos fuera de la plataforma y de su operación interna, con la misma escala del recuadro «Cómo se califica el riesgo», y las medidas que los reducen.

Conclusión y firma

Lo que Kimche declara. Con las medidas de la sección 6, el riesgo residual del uso de la plataforma es bajo, sin riesgos en nivel alto ni medio, por lo que del lado del proveedor no procede la consulta previa a la Agencia. Es la conclusión de la Evaluación de Impacto de Kimche vigente.

Lo que concluye el establecimiento. [El establecimiento declara si acepta el riesgo residual, agrega los riesgos y medidas propios de la sección 7 y fija su próxima revisión. Si su riesgo residual queda alto, consulta a la Agencia antes de continuar.]

CampoContenido
Riesgo residual declarado por el establecimiento[Bajo · Medio · Alto]
Consulta previa a la Agencia[No procede · Procede, con fecha de consulta]
Próxima revisión[Inicio del año escolar siguiente, o antes ante un cambio sustancial]
Firma[Director o directora del establecimiento · Representante del sostenedor · Fecha]

Fuentes: Ley 21.719 (texto con vigencia diferida al 01-12-2026), Arts. 2 letras g y w, 3, 8 bis, 12, 13, 14 quinquies, 15 bis, 15 ter, 16, 16 bis, 16 ter, 16 quáter y 27 letra b · Circular 30 (Res. Ex. 30/2021, SIE) · ORD 1355/2023 · Decretos 67/2018, 170/2009, 2516/2007 y 327/2020 · Ley 20.370 · Ley 21.809 · Ley 21.120 · Ley 20.248 · Evaluación de Impacto de Kimche y los documentos que cita.